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Smarte Technik für dein Zuhause

Automatisiere deine Workflows mit Zapier

Autor

Robin Ewers

Veröffentlicht

22.03.2023

Aktualisiert

07.11.2023

Zapier
Carly Moulton (zapier.com)

Erlebe mit Zapier eine neue Dimension der Effizienz und gewinne durch das Automatisieren von Arbeitsprozessen mehr Freizeit. Verbinde dafür mehr als 3.000 Apps und Dienste miteinander und lasse diese automatisch für dich arbeiten. Egal ob du neue Social-Media-Beiträge posten oder Projekte auf Trello verwalten möchtest – Zapier hilft dir dabei. Damit ist es eine echte IFTTT Alternative, doch was kann es wirklich?

Was ist Zapier?

Zapier ist ein cloudbasiertes Tool, das Unternehmen und Einzelpersonen dabei unterstützt, Arbeitsabläufe und Prozesse zu automatisieren. Mit der Plattform kannst du Apps und Dienste miteinander verbinden und Aktionen zwischen ihnen auslösen. Die verfügbaren Aktionen und Ereignisse sind dabei vorgegeben. Jedoch kannst du sie individuell auf deine Bedürfnisse anpassen. Zapier unterstützt derzeit mehr als 3.000 Apps, darunter führende Tools wie Google Sheets, Trello, Slack und Salesforce. Durch das Automatisieren von Arbeitsabläufen kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch deine Effizienz steigern und Fehler minimieren.

Generell handelt es sich hierbei aber um keine neue Erfindung des amerikanischen Unternehmens. Dieses Vorgehen ist bereits von der Plattform IFTTT bekannt.

Worin unterscheiden sich Zapier von IFTTT

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Plattformen sind ihr Funktionsumfang und ihre Ausrichtung.

IFTTT bietet eine breitere Palette von Anwendungen, mit denen du einfache Trigger-Aktionen erstellen kannst, die auf bestimmte Ereignisse reagieren, etwa das Einschalten des Lichts, wenn eine bestimmte Person nach Hause kommt. Generell ist IFTTT eher auf die Automatisierung von Alltagsaufgaben für den privaten Bereich konzipiert.

Dagegen liegt der Fokus von Zapier auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Daher bietet das Tool eine größere Auswahl an Apps und eine höhere Flexibilität bei der Erstellung von Workflows. So kannst du etwa komplexe Zaps einrichten, wie das automatische Erstellen von Salesforce-Konten bei der Registrierung von Benutzern auf einer Website. Damit ist Zapier jedoch keine direkte Alternative von IFTTT.

Beide Tools für sich genommen können sehr nützlich sein, je nachdem, welche Art von Automatisierung benötigt wird und für welchen Zweck sie eingesetzt werden soll.

Wie kann ich Zapier verwenden?

Um Zapier zu verwenden, musst du dich zunächst auf der offiziellen Website von Zapier registrieren und ein Konto erstellen. Anschließend kannst du die gewünschten Apps und Dienste verbinden und Zaps erstellen:

  1. Registriere dich bei Zapier und erstelle ein Konto.
  2. Wähle die Apps und Dienste aus, die du verbinden möchtest.
  3. Erlaube Zapier den Zugriff auf die App.
  4. Erstelle nun einen neuen Zap und wähle eine Trigger-App sowie eine Aktion-App aus.
  5. Konfiguriere den Trigger und die Aktion gemäß deinen Vorstellungen. Mithilfe von Wenn-Dann-Befehlen kannst du Bedingungen bestimmen, unter denen ein Zap ausgelöst wird.
  6. Speichere den Zap und aktiviere ihn. Von nun an wird dieser automatisch ausgeführt, sobald der Trigger ausgelöst wird.
  7. In der Zapier-Oberfläche kannst du die Zaps jederzeit bearbeiten oder löschen.

Wichtige Begrifflichkeiten

Bei der Verwendung des Tools stößt du auf Begriffe wie Zap, Trigger oder Action. Für die optimale Nutzung von Zapier solltest du wissen, was damit gemeint ist.

  • Zap steht für einen automatisierten Workflow zwischen wenigstens zwei Apps. Sie setzen sich aus einem Auslöser (Trigger) und einer Aktion (Action) zusammen.
  • Der Trigger startet den Zap in einer App.
  • Die Aktion ist die Handlung, das von dir erstellte Ereignis. Sobald diese gelaufen ist, ist der Zap abgeschlossen.

Welche Business-Aufgaben kannst du mit Zapier erledigen?

Zu den bekanntesten Anwendungsfällen gehören:

  1. Automatisiere die Kundenverwaltung und importiere mit einem Zap neue Kontakte aus deinem CRM automatisch in dein E-Mail-Marketing-Tool.
  2. Erstelle einen Zap, um neue Blog-Posts automatisch auf deinen Social-Media-Kanälen zu teilen, um mehr Reichweite und Traffic zu generieren.
  3. Versende neue Leads an bestimmte Vertriebsmitarbeiter, um den Follow-up-Prozess zu beschleunigen.
  4. Importiere mit einem entsprechenden Zap automatisch Rechnungen in dein Buchhaltungssystem.
  5. Konvertiere Trello-Karten automatisch in Aufgaben für dein Team, um den Workflow zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern.

Die Zapier Kosten im Überblick

Das Online-Tool ist in unterschiedlichen Preismodellen erhältlich – je nach deinen persönlichen Anforderungen.

  • Die kostenlose Version ist für Einzelpersonen oder kleine Teams. Darin kannst du bis zu 5 Single-Step-Zaps mit bis zu 100 Aktionen pro Monat ausführen. Es gibt jedoch Einschränkungen bei den verfügbaren Apps und der Häufigkeit, mit der ein Zap ausgeführt wird.
  • Der Starter-Plan kostet rund 19 Euro/Monat. Darin kannst du monatlich bis zu 750 Tasks auslösen und auch Multi-Step-Zaps erstellen.
  • Der Professional-Plan liegt preislich bei knapp 47 Euro/Monat. Darin kannst du bis zu 2.000 Task erstellen. Außerdem stehen dir deutlich mehr Apps zur Verfügung, etwa Shopify, Zendesk, Google Ads, PayPal etc.
  • Der Team-Plan kostet monatlich knapp 382 Euro. Ein Team kann aus 10 Benutzern bestehen. Neben unbegrenzten Zaps, Aktionen und Apps gibt es extra Funktionen wie die Gruppenverwaltung oder das Erteilen von Berechtigungen.
  • Der Company-Plan ist für größere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen. Preise und Funktionsumfang sind individuell gestaltet.

Gibt es für Zapier Alternativen?

Natürlich ist Zapier nicht der einzige Anbieter für den Businessbereich. Es gibt unzählige vergleichbare Produkte, wie:

  • Make.com (früher als Integromat bekannt). Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, komplexe Workflows und fortgeschrittene Funktionen wie Debugging-Tools.
  • Microsoft Power Automate (ehemals bekannt als Microsoft Flow) ist ein auf Microsoft-Produkte ausgerichtetes cloudbasiertes Tool zur Automatisierung der Geschäftsprozesse.
  • Ein weiteres Tool wäre Workato. Damit können auch Enterprise-Systeme wie SAP und Oracle integriert werden.
  • Tray.io hilft nicht nur bei der Prozessautomatisierung. Es enthält Funktionen wie Datenbereinigung, Fehlerbehebung und Integrationen mit Datenbanken und Cloud-Services.

Steigere deine Effektivität mit Zapier

Zusammengefasst ist Zapier eine leistungsstarke Automatisierungsplattform für Unternehmen und Einzelpersonen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und Zeit sparen möchten. Durch die Konnektivität mit mehr als 3.000 Apps und Diensten kannst du komplexe Workflows erstellen und Aktionen automatisch auslösen. Zapier gibt es in unterschiedlichen Preismodellen, je nach Anforderungen und Bedürfnissen. Es gibt aber auch günstigere Zapier Alternativen. Und wenn du eher alltägliche Dinge automatisiert haben möchtest, denke über ITFFF als Alternative nach.

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